供貨單位資質(zhì)審核流程

供貨單位資質(zhì)審核的基本要求

供貨單位資質(zhì)審核的基本要求主要包括以下幾個(gè)方面：

• 確定供貨單位的合法資格，包括索取供應(yīng)單位的相關(guān)許可證復(fù)印件，如《藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證》或《藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)許可證》。

• 確定所購入藥品的合法性。

• 核實(shí)供貨單位銷售人員的合法資格。

• 與供貨單位簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方質(zhì)量責(zé)任，確保供貨單位提供符合規(guī)定的資料且對(duì)其真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)。

• 索取供應(yīng)單位的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》及年檢復(fù)印件、《GMP》或《GSP》認(rèn)證證書復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》和《組織機(jī)構(gòu)代碼證》復(fù)印件、開戶戶名、開戶銀行及帳號(hào)等相關(guān)資料，且以上資料應(yīng)加蓋供貨單位企業(yè)的原印章。

常見的供貨單位資質(zhì)審核流程步驟

常見的供貨單位資質(zhì)審核流程一般包括以下步驟：

• 提出供應(yīng)商開發(fā)需求

  • 技術(shù)/研發(fā)人員、生產(chǎn)部門人員、公司其他人員根據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)和辦公的需要，盡可能詳細(xì)地說明新物料的技術(shù)要求，并提供已知的潛在供應(yīng)商信息，傳遞采購部門。

  • 采購部依據(jù)需求對(duì)開發(fā)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審。若評(píng)審結(jié)果為不同意開發(fā)，則將評(píng)審結(jié)果反饋給需求部門，終止開發(fā)；若評(píng)審結(jié)果為同意開發(fā)，則每份評(píng)審表為一個(gè)項(xiàng)目，采購部進(jìn)行項(xiàng)目編號(hào)后擬制開發(fā)計(jì)劃。

• 制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃

  • 對(duì)于生產(chǎn)物料類供應(yīng)商，依據(jù)供應(yīng)商開發(fā)需求，采購部負(fù)責(zé)組織擬制開發(fā)計(jì)劃并組織相關(guān)部門參與供應(yīng)商認(rèn)證工作。

• 搜集供應(yīng)商信息

  • 通過互聯(lián)網(wǎng)，、專業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)貿(mào)易性網(wǎng)站來尋找潛在供應(yīng)商。

  • 查看專業(yè)雜志、書刊來尋找潛在供應(yīng)商。

  • 從市場(chǎng)上搜集和尋找潛在供應(yīng)商。

  • 參加專題展覽會(huì)、展銷會(huì)等大型活動(dòng)尋找潛在供應(yīng)商。

• 向潛在供應(yīng)商詢價(jià)

  • 通過對(duì)供應(yīng)商的尋找與比較，采購部與有潛在合作能力的供應(yīng)商取得聯(lián)系，進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查及索要資質(zhì)文件。

• 審視供應(yīng)商資料

  • 技術(shù)/研發(fā)部門對(duì)所需采購定制物料提出技術(shù)規(guī)格或圖紙，或?qū)?biāo)準(zhǔn)件的供應(yīng)商提供的物料技術(shù)規(guī)格進(jìn)行確認(rèn)。

  • 采購部依據(jù)對(duì)供應(yīng)商的調(diào)查及資質(zhì)證明，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步審查、評(píng)估對(duì)比，對(duì)初審合格并有合作意向的供應(yīng)商進(jìn)一步聯(lián)系與溝通。

• 組織與供應(yīng)商會(huì)談

  • 采購部安排供應(yīng)商面談溝通，加深對(duì)其能力的了解。對(duì)于雙方有合作意向并需要進(jìn)行樣品認(rèn)證的，由采購安排樣品驗(yàn)證。

• 審視現(xiàn)場(chǎng)考察結(jié)果

  • 采購部根據(jù)實(shí)際需求判斷是否對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察；在現(xiàn)場(chǎng)考察結(jié)果令人滿意的情況下決定是否采取下面的步驟。

• 要求供應(yīng)商提供樣品

  • 如果現(xiàn)場(chǎng)考察結(jié)果滿意，采購部要求供應(yīng)商提供樣品測(cè)試。

• 審視樣品測(cè)試結(jié)果

  • 采購部審視樣品測(cè)試報(bào)告，根據(jù)報(bào)告將供應(yīng)商的狀態(tài)確定為“通過”或“失敗”。

• 建立供應(yīng)商檔案

  • 采購部將供應(yīng)商資質(zhì)文件、樣品測(cè)試結(jié)果、會(huì)談?dòng)涗浀任臋n匯總歸檔。注意，供應(yīng)商分類中定義為：潛在供應(yīng)商。

• 商務(wù)談判

  • 如需要對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行小批量試制或研發(fā)小批量生產(chǎn)，針對(duì)技術(shù)、商務(wù)、交貨、服務(wù)等事項(xiàng)，由采購部組織相關(guān)人員與潛在供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，啟動(dòng)核價(jià)流程。

• 通知相關(guān)部門

  • 由采購部通知相關(guān)部門啟動(dòng)試用件采購，技術(shù)和品管部門監(jiān)控試裝、試用認(rèn)證物料的情況。

• 審視試裝、試用認(rèn)證結(jié)果

  • 采購部審視試裝試用測(cè)試結(jié)果，并根據(jù)結(jié)果刷新供應(yīng)商開發(fā)狀態(tài)記錄。

供貨單位資質(zhì)審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及注意事項(xiàng)

供貨單位資質(zhì)審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及注意事項(xiàng)如下：

• 審核團(tuán)隊(duì)的建立

  • 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核，應(yīng)建立審核團(tuán)隊(duì)或供應(yīng)商審核委員會(huì)，指定審核團(tuán)隊(duì)的成員，包括審核組長(zhǎng)和技術(shù)專家。

  • 應(yīng)根據(jù)審核的范圍、方式、準(zhǔn)則和目標(biāo)確定審核團(tuán)隊(duì)人員數(shù)量及其職責(zé)和任務(wù)。

• 審核標(biāo)準(zhǔn)與要求

  • 供貨單位及銷售人員應(yīng)具備合法注冊(cè)登記手續(xù)，具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。

  • 供貨單位及銷售人員應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無嚴(yán)重違法違規(guī)行為記錄。

• 審核周期與頻率

  • 資質(zhì)審核周期應(yīng)根據(jù)供貨單位及銷售人員的具體情況確定，一般不超過兩年。

  • 對(duì)于新合作的供貨單位及銷售人員，應(yīng)在合作前完成資質(zhì)審核。

  • 對(duì)于已合作的供貨單位及銷售人員，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)審，確保其資質(zhì)的有效性和合規(guī)性。

  • 對(duì)于發(fā)生重大變更的供貨單位及銷售人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行重新審核。

不同行業(yè)供貨單位資質(zhì)審核流程的差異

不同行業(yè)的供貨單位資質(zhì)審核流程存在一定的差異：

• 在招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域

  • 招標(biāo)人在招標(biāo)項(xiàng)目資格預(yù)審公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件中不得以營(yíng)業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營(yíng)范圍作為確定投標(biāo)人經(jīng)營(yíng)資質(zhì)資格的依據(jù)，不得將投標(biāo)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營(yíng)范圍采用某種特定表述或者明確記載某個(gè)特定經(jīng)營(yíng)范圍細(xì)項(xiàng)作為投標(biāo)、加分或者中標(biāo)條件，不得以招標(biāo)項(xiàng)目超出投標(biāo)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營(yíng)范圍為由認(rèn)定其投標(biāo)無效。

  • 招標(biāo)項(xiàng)目對(duì)投標(biāo)人經(jīng)營(yíng)資質(zhì)資格有明確要求的，應(yīng)當(dāng)對(duì)其是否被準(zhǔn)予行政許可、取得相關(guān)資質(zhì)資格情況進(jìn)行審查，不應(yīng)以對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍的審查代替，或以營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍明確記載行政許可批準(zhǔn)證件上的具體內(nèi)容作為審查標(biāo)準(zhǔn)。

• 在食品行業(yè)

  • 供應(yīng)商管理系統(tǒng)以供應(yīng)商信息管理為核心，從供應(yīng)商的基本信息、組織架構(gòu)信息、聯(lián)系信息、法律信息、財(cái)務(wù)信息和資質(zhì)信息等多方面綜合考察供應(yīng)商的實(shí)力，再通過對(duì)供應(yīng)商的供貨能力，交易記錄、績(jī)效等信息綜合評(píng)價(jià)管理，達(dá)到優(yōu)化管理、降低成本、保證質(zhì)量的目的。

如何優(yōu)化供貨單位資質(zhì)審核流程

優(yōu)化供貨單位資質(zhì)審核流程可以考慮以下方法：

• 建立統(tǒng)一的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

  • 集中管理供應(yīng)商信息，方便查詢和對(duì)比，提高審核效率。

• 制定明確的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)

  • 清晰規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，減少審核中的模糊性和主觀性。

• 建立評(píng)估體系

  • 對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期評(píng)估，為后續(xù)合作提供參考。

• 引入第三方審核機(jī)構(gòu)

  • 借助專業(yè)機(jī)構(gòu)的力量，保證審核的公正性和專業(yè)性。

• 采用數(shù)字化工具

  • 利用信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審核流程的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，減少人工操作和錯(cuò)誤。

• 加強(qiáng)合作關(guān)系管理

  • 與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簡(jiǎn)化審核流程，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。